Читати книгу - "Можливо все!, Джон Вон Ейкен"

Після того як ви відмовилися від усього непотрібного, прийшов час розсортувати те, що залишилося. Існує безліч способів і систем розстановки пріоритетів. Особисто я використовую дуже простий процес, що складається з трьох кроків.

Спочатку я розбиваю усю справи на:

• найважливіші й термінові;

• важливі, але не термінові;

• термінові, але не такі важливі.

Різницю між терміновими й важливими справами можна зрозуміти так: якщо хтось дзвонить мені, надсилає електронного листа чи намагається зв’язатися скайпом, це може бути терміново. Але я не відволікаюся на них, якщо в цей час роблю важливішу справу. Завжди потрібно вибирати важливіші справи. У наш час технологій і комунікацій, коли відповідь стає можливою за секунди, усе вважається «терміновим».

Не давайте світу відволікати вас від важливих справ тільки тому, що комусь «не терпиться».

Отже, я уважно аналізую свої справи й запитую себе: «Добре, що з цього термінове, що важливе, а що – і те, й інше?»

Терміновість може бути джерелом додаткового стресу й дуже дратувати вас, тому постарайтеся якнайшвидше позбутися «важливих і термінових» справ. Виконайте їх невідкладно!

Далі я беруся за найважливіші, а вже потім переходжу до термінових. Цікавий факт: «термінові», але не важливі справи, часто самі по собі «розсмоктуються», якщо не хапатися за них у перші ж хвилини.

Наприклад, ви складаєте важливий звіт, а хтось активно намагається привернути до себе вашу увагу в «асьці», але ви не відповідаєте, оскільки правильно розставили пріоритети. Через годину, коли звіт закінчений, ви питаєте «гостя з ICQ»: «Що ти хотів? Я звільнився». «Так-так, – відповідає він, – хотів розповісти тобі свіжий прикол, поки не забув». Висновок: прикол нікуди не дівся, а звіт ви здали вчасно і без помилок через відволікання.

Хочу звернути вашу увагу на одну важливу річ. Коли ви створюєте список важливих, а потім і термінових справ, обов’язково нумеруйте кожен пункт і розставляйте їх у порядку, який важливий для вас. Дуже часто люди створюють свій список і потім кажуть: «У мене вийшло 27 важливих і термінових справ». Але вам же потрібно буде фокусувати свою увагу на кожній з них по черзі! Тому надайте кожній порядковий номер.

А як щодо виконання двох чи трьох завдань одночасно?

Багато людей дотримуються такої техніки, але тут слід бути вкрай обережними і брати рішення на себе. Не всі здатні «працювати Юлієм Цезарем», який міг робити десяток справ одночасно.

Що стосується мене особисто, то я можу працювати без перерви протягом 2–3 годин, якщо це важлива й термінова справа, а на наступні три години переключитися на щось інше, щоб відволіктися, зняти напругу й урізноманітнити роботу. Потім я знову повертаюся до попереднього завдання.

Отже, якщо ви можете робити дві чи три справи одночасно, то чому ні? Але для більшості людей подібне жонглювання – нездійсненне завдання. Якщо ви належите до таких, ні в якому разі не вважайте себе в чомусь гіршим за інших. Нічого подібного! Ви можете працювати так само ефективно, просто вам слід братися за кожне завдання окремо й доводити його до кінця.

Також хочу поділитися одним маленьким секретом, який допомагає не тільки планувати день, а й зберігати гнучкість й адаптуватися під мінливі обставини. Коли ви розставляєте пріоритети й плануєте виконання справ одну за іншою, залишайте між ними проміжки хвилин по п’ятнадцять, щоб мати можливість «вставити» туди, якщо знадобиться, дрібніші завдання, що можуть вигулькнути «нізвідки». Якщо ж таких справ не з’явиться – ви просто відпочинете, «перезавантажите» мізки. Це допоможе вам підвищити продуктивність і перейти до нової справи свіжішим.

Навіть якщо у вас є заздалегідь підготовлені плани дій, це ще не означає, що вони будуть вдало й органічно вписуватися в кожен робочий день. Саме тому я маю непогану пропозицію для тих, хто хоче максимізувати свій час і досягти поставлених цілей.

Щоранку, перш ніж ставати до роботи, присвячуйте принаймні 10 хвилин аналізу справ і планів на новий день. Не поспішайте кидатися у вир роботи, сядьте там, де ніхто вас не потривожить, і продумайте все, що ви хочете зробити в цей день. У кінці робочого дня також витратьте 10–20 хвилин на огляд результатів минулого дня. Проаналізуйте, що пройшло добре, а що не вдалося. Запишіть свої ідеї про те, що можна було б поліпшити чи виправити у виконанні завдань. Й обов’язково подумайте, як це можна втілити в життя наступного дня.

Ще одна пропозиція. Плануйте свій наступний день звечора напередодні. Пишіть сьогодні план на завтра.

Чому планувати кожен день так важливо?

Річ у тому, що багато з нас крутяться як білки в колесі, проходячи одне за іншим кола шаленого ритму життя. І ми не зупиняємося навіть на хвилинку, щоб оцінити, чи приносять наші дії бажаний результат. Усе це відбувається тому, що в нас немає плану на день, і ми не дотримуємося певних, заздалегідь намічених кроків. З кожним днем відсутність плану призводить до ще більшого безладу й плутанини у вашому робочому розкладі – вам починає здаватися, що ви весь час втілюєте в життя чиїсь чужі бажання, а не