Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"
Шрифт:
Інтервал:
Добавити в закладку:
Збирання думок: очищуємо розум
Щойно ви відчуєте, що зібрали фізичні речі з вашого найближчого довкілля, які потребують опрацювання, вам закортить зібрати все, чим зайнята ваша короткочасна пам’ять. Що відволікає вашу увагу, але ще не лежить у лотку зі вхідною документацією?
Ось де згодиться пачка звичайного паперу. Я раджу вам записувати кожну думку, кожну ідею, кожен проект чи справу, які не полишають вас, на окремому аркуші паперу. Ви можете створити один довгий список у нотатнику чи в цифровому додатку, але оскільки пізніше ви опрацьовуватимете кожен пункт індивідуально, ефективніше записати їх на різних аркушах. Під час процесу опрацювання знадобиться неабияка самодисципліна, щоби залишатися зосередженим на одній справі. Тому надаючи кожній думці окреме місце, ви полегшуєте собі весь процес. Початкова думка рідко буває остаточною (адже є ще бажаний результат і першочергові дії). У подальшому ви не зберігатимете ці папірці, але зручно мати окремі пункти для процесу опрацювання.[17]
На те щоб очистити розум і записати все окремими нотатками, знадобиться від двадцяти хвилин до години після того, як ви зібрали все інше. Ви побачите, що думки виринатимуть у вас мимовільно — дрібні, значущі, особисті, професійні, без чіткої схеми.
У цьому випадку головне — кількість. Значно краще виконати цей процес надміру, ніж ризикувати щось проґавити. Ви завжди зможете згодом відкинути непотрібне. Вашою першою ідеєю може бути: «Організувати глобальну зміну клімату», а потім згадаєте «Мені потрібно купити корм для кота!» Записуйте всі ідеї. Не дивуйтеся, якщо в результаті цієї процедури у категорії «Вхідне» опиниться доволі великий стос паперу.
Список зачіпок
Допомогти в очищенні розуму може список зачіпок — можливих справ, переглядаючи які одну за одною, ви зрозумієте, чи не забули щось. Часто достатньо просто поштовху, щоби виявити приховане десь у глибинах підсвідомості. Пам’ятайте, кожну думку, яка з’являється, слід записати і покласти в лоток «Вхідне».
Неповні зачіпки
Робочі
Розпочаті, але не завершені проекти
Проекти, які потрібно започаткувати
Проекти «Дослідити...»
Зобов’язання/обіцянки
Керівництво/партнери
Колеги
Підлеглі
Інші люди в компанії
Люди «зовні»
Клієнти
Інші організації
Фахівці
Постачальники
Комунікації: здійснити
Вхідні/вихідні
Налагодити зв’язок першим або відповісти на:
Телефонний дзвінок
Голосову пошту
Електронного листа
Текстове повідомлення
Листа
Пост у соціальних мережах
Інша письмова робота, яку потрібно завершити/подати
Звіти
Аналізи/огляди
Пропозиції
Статті
Рекламні матеріали
Посібники/інструкції
Підсумкові звіти
Редагування
Звіти про стан справ
Відстеження розмов і комунікацій
Зустрічі, які слід організувати
Хто і про які рішення має знати?
Важливе до прочитання/перегляду
Фінансові питання
Готівка
Бюджети
Прогнози/проекції
Прибутки та збитки
Бухгалтерський баланс
Прогнозування
Кредитна лінія
Банки
Дебіторська заборгованість
Кредиторська заборгованість
Кишенькові гроші
Інвестори
Управління активами
Планування/організація
Формальне планування (мета, завдання)
Поточні проекти (наступні етапи)
Бізнес-плани
Рекламні плани
Фінансові плани
Організаційні ініціативи
Події, що наближаються
Зустрічі
Презентації
Конференції
Організаційна структура
Зміна об’єктів
Налаштування нових систем/обладнання
Подорожі
Відпустка
Ділові поїздки
Розвиток компанії
Структура організації
Реструктуризація
Ролі
Посадові інструкції
Можливості
Нові системи
Лідерство
Ініціативи змін
Послідовне планування
Культура організації
Маркетинг/просування
Кампанії
Матеріали
Зв’язки з громадськістю
Управління
Юридичні питання
Страхування
Персонал
Кадрове забезпечення
Політика/процедури
Навчання
Кадри
Прийняття на роботу/звільнення/ просування
Відгуки Комунікації
Розвиток персоналу
Компенсації
Зворотний зв’язок
Моральний дух
Продажі
Покупці
Перспективи
Першість з продажів
Процес продажів
Навчання
Налагодження відносин
Звітування
Відстеження стосунків
Обслуговування клієнтів
Системи
Мобільні пристрої
Телефони
Комп’ютери
Програмне забезпечення
Бази даних
Телекомунікації
Інтернет
Систематизація даних і довідкової інформації
Запаси
Зберігання
Офіс/місце розташування
Простір/розміщення
Меблі
Обладнання
Оздоблення
Комунальні послуги
Постачання
Догляд/прибирання
Охорона
Зустрічі
Ті, що очікуються
Ті, які потребують організації/запиту
Проведені та потребують звіту
Фаховий розвиток
Тренінги/семінари
Що потрібно вивчити
Про що слід дізнатися
Уміння, які варто розвинути/ практикувати
Книжки, які необхідно прочитати/вивчити
Дослідження
Формальна освіта (ліцензування, ступені)
Дослідження в межах кар’єри
Резюме
Виконавчі цілі
Робочий костюм
Очікування...
Інформація
Делеговані завдання/проекти
Проекти, які слід завершити
Відповіді на питання
Відповіді на:
Електронні повідомлення
Листи
Пропозиції
Дзвінки
Запрошення
Вимоги
Відшкодування
Звернення за страховою виплатою
Замовлені товари Лагодження Квитки
Рішення інших людей
Особисті
Розпочаті, але не завершені проекти
Проекти, які потрібно започаткувати
Проекти — інші організації
Державні установи
Громадські спільноти
Волонтерство
Духовні організаці
Зобов’язання/обіцянки перед іншими
Партнер/чоловік/дружина
Діти
Батьки
Увага!
Сайт зберігає кукі вашого браузера. Ви зможете в будь-який момент зробити закладку та продовжити читання книги «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу», після закриття браузера.
