Читати книгу - "Атланты бизнеса. Стратегии и инструменты достижения результата от лидеров и топ-менеджеров, Колектив авторів"

Как это сделать:

1) транслируйте видение и контекст – давайте много деталей и информацию, которая бы помогла бизнес-ассистенту в решении задач;

2) описывайте ожидаемый результат – говорите конкретно, что хотите получить на выходе;

3) поручайте разноплановые задачи – это может быть не только бизнес, но и личные поручения, чтобы ваши мышления с вашим бизнес-ассистентом тренировались во всем;

4) давайте фидбек – если вас не удовлетворяет выполненный ассистентом результат, рассказывайте, как бы вы выполнили эту задачу.

ШАГ 2. СДЕЛАЙТЕ АССИСТЕНТА ФИЛЬТРОМ МЕЖДУ ВАМИ И МИРОМ

Помимо большого количества рутины у Георгия также было большое количество внешних коммуникаций. У него постоянно разрывался телефон, и он попросил меня помочь ему с этим.

Георгий открыл мне доступ ко всем своим мессенджерам и соцсетям.

Моей задачей стало просматривать все входящие сообщения – Facebook, «ВКонтакте», WhatsApp, Viber и другие, – чтобы не упустить действительно важное. Но этого было недостаточно, и он предложил мне следующее. У меня появилась полная копия его телефона. Если честно, я до сих пор считаю это его самым радикальным решением.

Г е о р г и й С о л о в ь е в: Я считаю, это очень важный момент. Сегодня у нас в компании работают несколько бизнес-ассистентов, у каждого топ-менеджера, и у нас очень хорошо поставлена система шеринга информации. Когда я сижу на встрече, мой бизнес-ассистент в режиме реального времени видит все, что я отмечаю, и я уверен, что в дальнейшем все эти задачи уйдут в работу и ни одна из них не будет потеряна.

Наличие у бизнес-ассистента полного контекста – полный доступ ко всем мессенджерам, банковским счетам, к чему угодно – нужно, чтобы максимально быстро применять решения, и в том числе максимально быстро тренировать перцептрон.

Только в этом случае ваш ассистент сможет быть не просто «подай-принеси», а некоторым продолжением вашего мозга, и какие-то задачи, какие-то решения принимать за вас, потому что вероятность, что вы сделаете точно так же, существенно увеличивается.

В а л е р и я Т к а ч у к: Но когда вы делаете ассистента фильтром между вами и внешним миром, не только мир пишет вам, но и вы пишете миру, и фильтр может работать в две стороны. И следующее, что сделал Георгий – делегировал делегирование. Он попросил меня замкнуть на себе всю работу с внешними подрядчиками и фрилансерами.

Ваш ассистент – это не один человек, а целая команда, которая стоит за ним. Это могут быть ваша домработница, тренер, аналитик, дизайнер – как система одного окна. Благодаря тому, что ассистент уже является продолжением вашего мозга, знает ваши стандарты, он берет ваши задачи и следит за качеством их исполнения.

Как сделать ассистента двусторонним фильтром?

1. Дайте доступ. Да, конечно, давать полный доступ, сделать копию телефона – это несколько радикально. Просто дайте доступ к самому перегруженному для вас каналу или сделайте рабочие чаты и добавьте туда ассистента.

2. Передайте работу с исполнителями – научите вашего ассистента делегировать.

ШАГ 3. НАЧНИТЕ ДЕЛАТЬ ВАЖНОЕ НЕ СРОЧНОЕ

Когда Георгий передал мне свои рутинные задачи и внешние коммуникации, у него освободилось время. И это время он решил потратить на проекты, которые всегда значатся в статусе «важное не срочное».

Да, когда у вас в компании аврал и что-то постоянно происходит, решение таких проектов и задач вам не поможет, но в долгосрочной перспективе их важность очень высока.

И первым таким проектом стала полная оцифровка времени. Георгий хотел понимать, на что именно он тратит все 24 часа в сутках. Это был обычный документ, Google-таблица, где мы отмечали начало и конец события. У нас были заранее описанные категории, а в конце недели мы смотрели аналитику – на что именно было потрачено время.

Такие сигнальные маячки помогают не только в развитии личной эффективности, но и бизнес-процессов. Если Георгий, отслеживая количество эскалаций, то есть количество встреч и задач, которые другие отделы переложили на него как на СЕО, понимал, что этих задач и времени стало слишком много, то на следующую неделю он брал себе фокус погрузиться в работу этого отдела. Это становилось для него показателем того, что там либо уже была какая-то проблема, либо она назревала.

Но наша система ретроспективы и логирования – это был всего лишь факт, который было не с чем сопоставить И следующим проектом стало планирование. Мы встретились в январе, Георгий рассказал мне свои цели, и мы сделали точно такой же документ в Google Docs, где описали все проекты, которые важно выполнить за следующий год, и даже примерно заложили, сколько времени на это уйдет. Потом договорились, что так же будем планировать квартал, а потом неделю.

Сейчас при планировании мы опираемся на наши документы и точно знаем, что то, что делает Георгий каждый день, решает не только тактические задачи, но и закрывает его долгосрочные цели.

Наша ретроспектива также преобразилась – мы можем сравнивать план с фактом. Поэтому попросите вашего ассистента стать руками и ногами, которые доводят проекты до результата.

Например, мне очень сильно помогло то, что у меня была копия телефона. За счет этого файл с логированием времени я могла собирать сама на 80 %. У меня есть доступ даже к трекеру сна Георгия и отчетам такси.

Как же начать делать важное и не срочное:

1) пропишите ваши долгосрочные цели;

2) декомпозируйте их до уровня недели и дня;

3) анализируйте.

Итак, у нас уже есть три шага. Что еще может добавить ценности в вашу работу с бизнес-ассистентом?

Г е о р г и й С о л о в ь е в: Вы можете ходить на разные курсы, обучения, но все это работает гораздо меньше, чем если вы каждую неделю, каждый месяц, каждый квартал будете делать сами с собой ретроспективу: вот я в прошлом квартале делал такие-то вещи, столько на них потратил ресурсов – времени, энергии, сил, денег, столько из них было успешно, столько неуспешно.

Топ-1 инструмент компании Skyeng, который позволил нам стать лидером рынка – это ретроспективы, которые мы регулярно делаем в команде, персонально и с менеджментом.

ШАГ 4. ОТДАЙТЕ ДИСЦИПЛИНУ НА АУТСОРС

Но в чем проблема ретроспектив – что это очень эмоционально затратно. У меня расписано на каждую