Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

Ясність

Це початкова стадія збирання всіх «загублених кінців», що сформувалися протягом вашого ділового тижня. Це записи, які ведете на нарадах, рецепти й візитівки, нотатки зі шкіл, де навчаються ваші діти, і різна вхідна інформація, що мимохіть назбиралася в усіх дивних маленьких кишенях і місцях у вашому гаманці, портфелі, текстах у смартфоні, кишенях піджаку, на дверцятах гардеробної кімнати, на додаток до того, що зазвичай надходить вашими стандартними каналами інформації, на зразок скриньки вхідних повідомлень в електронній пошті та соцмережах.

Зберіть несистематизовані папери та матеріали. Позбирайте всі різноманітні аркушики паперу, візитівки, рецепти тощо, які позалазили до шпарин вашого робочого столу, одягу й аксесуарів. Покладіть усе це до вашого кошика для вхідної інформації, щоб згодом опрацювати.

Очистіть скриньки вхідних повідомлень. Перегляньте всі записи з нарад і різні карлючки на блокнотних аркушиках чи у ваших мобільних пристроях. Розгляньте і внесіть до списків усі пункти про дії, проекти, очікування, календарні заходи, пункти категорії «Колись/можливо» так, як ви вирішили. Познаходьте всі довідкові записи та матеріали. Звільніть усі папки для вхідних повідомлень, текстів і голосових повідомлень. Опрацюйте всі записи й ідеї, які стосуються взаємодії, проектів, нових ініціатив і вхідної інформації, що надійшла від моменту останнього отримання даних, викидаючи непотрібне.

Очистіть свою голову. Запишіть (у відповідних категоріях) усі нові проекти, дієві пункти, очікування, пункти «Колись/можливо» і все інше, що ви ще не зафіксували.

Актуальність

Вам треба «підтягти ар’єргард» і викинути застарілі нагадування з вашої системи, зробивши ваші активні списки актуальними та повними. Ось кроки в цьому напрямку:

Перегляньте список «Нові дії». Відзначте вже завершені дії. Перегляньте і запишіть нагадування про подальші кроки. Багато разів я рухався так швидко, що не мав можливості позначити завершені пункти в моєму списку, не кажучи вже про те, щоб обміркувати подальші дії. Настав час це зробити.

Перегляньте попередні списки дій. Перегляньте детально записи за останні два чи три тижні стосовно залишених або термінових пунктів, довідкової інформації тощо і переведіть ці дані до активної системи. З’єднайте кожен момент на зразок «О! Це нагадало мені про...» з відповідними діями. Ви, ймовірно, помітите зустрічі та заходи, на яких побували і які підказують, що далі чинити зі змістом нотаток. Помістіть ваш вичерпаний список до архіву так, щоб нічого не загубилося.

Перегляньте списки запланованого. Подивіться на подальші календарні дати (на тривалі та короткі терміни). Зафіксуйте дії стосовно проектів і приготувань, потрібних для запланованих заходів. Ваш календар — один з найкращих контрольних списків для регулярного перегляду; він відвертає ризик «стресу останньої хвилини» та запускає принагідне креативне мислення.[30] Заплановані подорожі, конференції, наради, свята тощо слід перетворити на проекти і додати до ваших списків «Проекти» та «Наступні дії», якщо це ситуації, які ви вже маєте «на радарі», але ще не контролюєте автоматично.

Перегляньте список «Очікування». Вам потрібні додаткові дані? Треба надіслати електронного листа, щоб дізнатися про стан справ? Слід додати пункт до чийогось порядку денного, щоби скоригувати перед розмовою з ним/нею? Запишіть усі нові дії та перевірте всі вже зафіксовані.

Перегляньте списки «Проекти» та «Великі очікування». Оцініть почергово стан проектів, цілей та очікувань, переконуючись, що принаймні одна початкова поточна дія в кожному випадку є у вашій системі. Прогляньте всі активні та доречні проектні плани, матеріали для підтримки та будь-які інші, необхідні для робочого процесу і покликані запустити нові дії, завершення, очікування тощо.

Перегляньте всі актуальні контрольні списки. Є іще щось, що ви не зробили з того, що маєте чи бажаєте здійснити, враховуючи ваші різноманітні заняття, зацікавлення та обов’язки?

Досягнення креативності

Ця методологія має на меті не лише завершення розпочатої роботи та вихід на результат. Звісно, це дуже важливі чинники для ясності й зосередженості. Однак початковий поштовх для моїх досліджень у цій галузі створює простір для прискорення й уможливлення нового, креативного і цінного мислення та керування. На це вам не потрібно витрачати багато енергії, якщо ви вже зайшли так далеко у втіленні нашої методології. Ми від природи креативні істоти, створені для того, щоб жити, рости, самовиражатися та розповсюджуватися. Суть не в тому, щоби бути креативним, а в тому, щоб знищити перепони для природного потоку нашої творчої енергії. Практично це про те, як зібрати ваші дії докупи, дати змогу випадковим ідеям розвиватися, фіксувати їх та користуватися їхньою вартістю. Якщо ви в процесі читання та застосування будь-якої з цих технік вигукували щось на зразок «Ага! Це точно як...» чи «Хм, я гадаю, що мені треба...», оскільки перевели своє мислення у формат зовнішнього й обдумали його, — ви вже демонструєте природність цього процесу.

«Точка зору» — це дуже людський спосіб розв’язання проблеми перевантаження інформацією, інтуїтивний процес скорочення речей до найважливішого та придатного для керування мінімуму... У світі перенасиченого контенту точка зору стане найціннішим ресурсом.

— Пол Саффо

Імовірно, вже ні на чому не варто зосереджуватись у цьому плані, оскільки більша частина вашого творчого мислення інтегрована в цей процес. Однак є кілька додаткових пускових механізмів для завершення процесу, які можуть видатися цінними.

Перегляньте список «Колись/можливо». Перевірте, чи є якісь проекти, які стали цікавішими чи ціннішими, і переведіть їх до списку «Проекти». Видаліть ті з них, що залишались у списку значно довше, ніж потрібно, бо світ і ваші інтереси достатньо змінилися для того, щоб вивести їх з вашого поля зору. Додайте до списку всі нові ідеї, про які ви тільки почали думати.

Будьте творчим і сміливим. Є у вас якісь нові ідеї — чудові, легковажні, креативні, ті, що наштовхують на обдумування, ризиковані, які можете зафіксувати і додати до вашої системи, або «зовнішнього мозку»?

Цей процес перегляду — вияв здорового глузду, але небагато з нас здійснюють його так добре чи послідовно, як могли би, тобто так регулярно, як необхідно для того, щоб зберігати ясний розум і відчуття спокійного контролю. Напевне, обшир цього списку відлякує вас, особливо якщо ви ще не структурували і належно не насичували вашу персональну систему поточними та повними даними. І навіть якщо у вас пристойний самоконтроль, враховуючи тиск і виклики вашого щоденного світу, рідко вдається легко і просто реалізувати таке обдумування чи переоцінку.

Правильні час і місце для