Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

компанія використовує для електронної пошти та календарного планування. Перше, що треба було б зробити (після збору вхідних повідомлень), — це впевнитися, що все «залізо» і програмне забезпечення працює. Далі ми розчищаємо (зазвичай роздруковуємо та викидаємо) все, що раніше намагалися організувати у своїх переліках завдань, і заносимо все це до категорії «Вхідне». Потім виділяємо деякі категорії робочого процесу — наприклад, «Дзвінки», «Доручення», «Розклади», «За комп’ютером» і т. д. Коли починаємо опрацьовувати «Вхідні повідомлення», може з’явитися бажання одразу вдрукувати в комп’ютері свої дії прямо в систему, від якої вона зрештою залежатиме.

Якщо ви ще не знаєте, що саме використаєте як персональну систему нагадування, не хвилюйтеся. Ви цілком пристойно можете почати з простого відривного блокнота чи будь-чого, на чому наразі пишете переліки. Завжди можна зробити оновлення своїх виробничих засобів, щойно налагодиться ваша система.

Розробка головних принципів

Найкращий спосіб вивчення цієї моделі — діяти. Втім, є кілька основних правил:

• опрацьовуйте найважливіший пункт першим;

• опрацьовуйте один пункт за один раз;

• ніколи не кладіть нічого назад до категорії «Вхідне».

Найважливіший пункт — перший

Навіть якщо пункт другий — персональна нота до вас від очільника вашої країни, а пункт перший — якийсь епістолярний непотріб, треба опрацювати непотрібного листа першим! Не треба перетворювати цей принцип на манію, але він важливий: усе опрацьовується однаковою мірою. Дієслово «опрацьовувати» не означає «витрачати час». Його значення насправді — «визначитись, що собою являє річ, якої дії вона потребує, і відповідно врегулювати питання». Ви в будь-якому разі сягнете дна цієї посудини так швидко, як зможете, і ви не забажаєте будь-що іще там робити.

Опрацьовувати не означає «витрачати час».

Швидкий перегляд не є з’ясуванням

Більшість людей заглядають до свого переліку справ або до електронної поштової скриньки в пошуках чогось найбільш термінового, найсмішнішого, найлегшого чи найцікавішого, щоб опрацювати цей пункт першим. «Швидкий перегляд» — гарний метод, інколи необхідний (я теж регулярно це роблю). Скажімо, ви щойно повернулися з зустрічі на чужій території, а за п’ятдесят хвилин у вас велика селекторна нарада, і тому перевіряєте, чи немає якихось підводних каменів і чи ваш клієнт відповів на електронного листа, висловивши схвалення вашої привабливої пропозиції.

Але це не опрацювання вашого списку справ; це швидкий перегляд. Коли ви застосовуєте метод опрацювання, варто виробити звичку починати спочатку і крутити педалі до кінця, по порядку, по одному пункту за один раз. Щойно ви порушите це правило і почнете опрацьовувати тільки те, до чого наразі лежить душа, ви постійно залишатимете щось неопрацьованим. Тоді обіг ваших справ зупиниться, і ними обросте ваш письмовий стіл, весь офіс і скринька вхідних електронних повідомлень. Багато людей живуть у цьому режимі «швидкого перегляду», завжди відволікаючись на нові повідомлення і почуваючись некомфортно, якщо не вдається постійно нашвидку переглядати вхідний контент за допомогою комп’ютера чи мобільних пристроїв. Якби вони повірили, що справи «Вхідне» можна повністю звершити за день-два, вони б так не залежали від цієї потреби безупинної перевірки.

«Останнє виконуємо спочатку» чи «перше виконуємо спочатку»?

Теоретично ви маєте перевернути вашого кошика зі справами догори дригом і опрацьовувати спочатку перше, що з нього випаде. Проте, поки ви протягом певного часу рухаєтеся від одного краю справи до другого, відмінність стане не такою вже й відчутною. У будь-якому разі ви побачите все у порівняно короткому списку. І якщо ви спробуєте перечитати відносно велику групу електронних повідомлень, поданих як вхідні, виявите, що ефективніше опрацьовувати першим те, яке надійшло останнім, бо всі ниточки дискусії взаємопов’язані, і невигідно відповідати на щось до того, як ви побачите весь матеріал.

Скринька для вхідної кореспонденції — це майстерня, а не склад.

Одна справа за один раз

Деякі люди мають звичку, поки опрацьовують свою скриньку вхідної кореспонденції, щось із неї обирати, не знаючи напевне, що хочуть із цим чинити, відтак переводять погляд на іншу соломинку зі скирти і переймаються нею. Цей пункт може бути привабливішим для вас, оскільки ви точно знаєте, що з ним робити, і не волієте думати про нагальну справу. Це небезпечна територія. Важливіша справа в такому разі заляже в купу на вашому робочому столі, бо ви відволікаєтеся на щось легше, позірно актуальніше або цікавіше.

Більшість людей також бажає витрусити всю купу справ із кошика одразу, розкласти перед собою і спробувати виконати все негайно. Хоч я і поважаю прагнення впоратись із великим завданням, однак раджу своїм клієнтам відкласти все, крім однієї актуальної справи. Коли ви зосереджуєтеся на чомусь одному, це посилює увагу і техніку ухвалення рішень, достатню для вирішення всіх справ. І якщо вас відволікатимуть (що імовірно), ви не матимете безліч шматочків справ із категорії «Вхідне», розкиданих довкола вас.

Думати про накопичені справи зазвичай не виходить само собою. Необхідне свідоме зусилля, щоб змусити себе думати, — на зразок того, як змушуєш себе виконувати фізичні вправи чи прибирати.

«Багато завдань» як виняток

Є невеличкий виняток із правила «один пункт за один раз». Певним типам особистостей справді треба відвести приціл від чогось принаймні на хвилину, щоб ухвалити рішення. Коли я бачу, що таке відбувається з кимось із моїх клієнтів, я дозволяю йому взяти до опрацювання дві, інколи навіть три речі водночас. Тоді він зможе легше і швидше обрати потрібні дії.

Пам’ятаймо: «багато завдань» — виняток, і це працює, тільки якщо ви дотримуєте дисципліни, виконуючи кожен пункт із короткого переліку, і не зволікаєте з рішенням довше, ніж хвилину-дві.

Ніщо не повертайте до категорії справ «Вхідне»

Зі стану «Вхідне» є лише один шлях. Це, власне, і малося на увазі в давній пересторозі «виконуйте завдання один раз», хоча звертатися до справи тільки раз — насправді погана ідея. Якби ви так чинили, ви б ніколи не мали списку, бо завершували б усе негайно. Ви також були би вельми невмілими та непродуктивними, бо більшість наших справ не вдається владнати одразу після того, як ми про них дізналися. Де ця порада справді працює — то це коли треба позбутися поганої звички постійно витягати речі з кошика «Вхідне», не вирішувати, що вони означають і як з ними бути, і знову лишати їх там. Кращим застереженням було б: «Щойно витягли щось із вашого кошика справ, вирішуйте, що з цим чинити і куди його подіти. Ніколи не кладіть це знову до категорії „Вхідне“».

Когнітивісти довели реальність поняття «втома від рішень».