Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

Ключове питання опрацювання:

«що робити далі?»

Ви отримали повідомлення. Ви плануєте робити одну справу за один раз. І ви збираєтесь ухвалювати чітке рішення щодо наступних дій у кожній з цих справ. Можливо, це звучить легко — і це справді легко — але для цього треба швидко, інтенсивно думати. Більшість часу дія не буде самоочевидною, її треба визначати.

Я ніби комар на нудистському пляжі — знаю, чого хочу, але не знаю, з чого почати.

— Стівен Бейн

Який, скажімо, перший пункт, щодо якого вам треба комусь зателефонувати? Щось заповнити? Знайти інформацію в інтернеті? Придбати щось у крамниці? Поспілкуватись із вашим помічником? Написати електронного листа вашому начальнику? Що це? Якщо є дія, її специфічна природа визначатиме подальший набір варіантів. А якщо ви скажете: «З цим не треба нічого чинити»?

Що робити, коли робити нічого не треба?

Є вірогідність, що частина повідомлень, отриманих вами, не потребує жодних дій. Ця категорія складається з трьох типів:

• макулатура;

• ідеї, які варто розвинути;

• довідковий матеріал.

Макулатура

Якщо ви досі дотримували моїх порад, то, безперечно, вже впоралися з великою купою справ. Вірогідно також, що вам доведеться докласти чимало до кошика «Вхідне», і серед усього цього будуть речі, які вам уже не потрібні. Тому не дивуйтесь, якщо під час опрацювання ваших справ знайдеться ще багато такого, що слід викинути.

Опрацювання всіх справ у вашому житті поглибить усвідомлення того, що ви плануєте робити і чого вам не треба робити. Директор однієї установи, з якою я співпрацював, виявив, що він накопичив аж надто багато вхідних електронних листів (тисячі!), на які у будь-якому разі не збирався відповідати. Він визнав, що використання мого методу навчило його «дотримувати здорового харчування» стосовно того, які незавершені справи він терпів би навколо себе.

Вірогідно, що в якийсь момент перед вами знову постане питання, чи зберігати щось для подальших довідок. Я в таких випадках іду двома шляхами:

• якщо вагаєшся, викинь;

• якщо вагаєшся, залиш.

Обирайте самі. Вважаю, годяться обидва підходи. Треба лише довіряти своїй інтуїції і реалістично дивитися на свій простір. Більшість людей усього цього побоюється, бо їхні системи ще ніколи не були по-справжньому дієвими та прорахованими. Якщо ви добре відрізняєте довідкову інформацію від запасів і від того, що потребує дій, і якщо ваша довідкова система проста й рентабельна, ви легко зможете утримувати стільки матеріалу, скільки накопичите. Оскільки він не вимагає дій, то є лише справою фізичного простору та логістики. Отже, наскільки обширними ви бачите свою довідкову бібліотеку та інструментарій?

Фахівці у зберіганні даних можуть запропонувати вам детальніші інструкції щодо цього, а ваш бухгалтер може надати програми для запису та зберігання, які підкажуть, як довго ви маєте зберігати різні види фінансової документації. Я би порадив відокремити те, що може бути використане, від решти.

Забагато і надто мало інформації дає той самий результат: у вас немає того, що вам потрібно, коли це знадобиться.

Коли ви збагнете, що не слід вдаватися до жодних дій, виникне простір для багатьох варіантів з урахуванням ваших особистих уподобань і можливостей зберігання та доступу до інформації.

Світ цифрових технологій надає додаткові можливості й виклики стосовно рішення, що залишити і що викинути. Оскільки комп’ютерні та хмарні простори для зберігання постійно зростають в експоненціальному темпі, є гарна новина: постійно з’являється більше простору для зберігання більшого обсягу інформації. Доброю новиною є і те, що потужні функції пошуку виросли водночас із простором. Погано те, що це може легко спричинити безладне створення масивів даних і проблеми з великими обсягами, а також плутанину в пошуках, попри високу якість пошукових функцій. Оскільки цифрове зберігання даних стало майже автоматичним, відтепер дуже легко створити середовище з постійним уведенням інформації, але без її утилізації. Створюючи велику та приголомшливу бібліотеку, ми обмежуємо свою можливість скористатися нею для роботи, яку нам важливо виконати. Ключ — регулярний перегляд і знищення застарілої інформації, як я радив у попередньому розділі, і водночас свідоміша її фільтрація на вході, коли опрацьовуєте вхідні повідомлення: «Чи насправді це необхідно або корисно зберегти?», «Чи я впевнений, що зможу отримати доступ до цього з інтернету чи з інших джерел, якщо знадобиться?»

Ідеї для розвитку

Можливо, у ваших справах знайдуться речі, про які ви собі скажете: «Зараз із цим нічого не можна вдіяти, але згодом спробую». Наприклад:

• Оголошення про офіційну зустріч за сніданком у торговій палаті із запрошеним оратором, якого ви бажаєте послухати, але до неї ще два тижні, і ви не знаєте, будете тоді вдома чи у відрядженні.

• Порядок денний засідання правління, яке відбудеться за три тижні, куди вас запрошено. Реагувати не потрібно, хіба що ви швидко проглянете цей документ напередодні засідання.

• Реклама наступного оновлення для одного з ваших улюблених програмних додатків. Вам точно потрібна ця нова версія? Невідомо, краще відкласти це до наступного тижня.

• Ідея, що з’явилася у вас стосовно щорічної наради з торговельних питань, яка відбудеться наступного року. Поки нічого не варто чинити, але ви хотіли б, щоб вам хтось про неї нагадав, коли настане час її планувати.

• Записка до самого себе про те, що треба пройти курс акварельного живопису на який у вас зараз забракло часу.

Що робити з такими справами? Є два придатних варіанти:

• запишіть їх до переліку «Колись/можливо»;

• помістіть нагадування про них на ваш календар або до картотеки.

Сенс усіх цих процедур у тому що вони дають вам можливість прямо зараз не думати про деякі пункти і бути впевненим, що нагадування про можливі дії актуалізує їх у слушний час. Я детальніше торкнуся цієї теми в наступному розділі, присвяченому організації. А тепер просто позначте такі пункти: «Відкласти», «Можливо» або «Нагадати 17 жовтня» і помістіть їх до категорії незавершених, які збираєте для подальшого сортування[18].

Можна не ухвалювати рішення щодо чогось. Вам лише знадобиться спеціальна програма, яка видалятиме з вашої пам’яті неухвалені рішення.

Довідкові матеріали

Багато речей, виявлених вами в переліку справ, не потребуватимуть реакції, але можуть бути важливими як потенційно корисна інформація