Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

Можливо, виявите багато різноманітних речей, які ви хочете зберегти, але натомість звалили в скирту чи запхали в шухляди, оскільки ваша довідкова система була занадто формальною чи й просто не існувала. Нагадую: фізично доступна для вас, розумна у використанні система зберігання загальної довідкової інформації, яка дає ефект менш як за шістдесят секунд, є критично важливим компонентом втілення цієї методології. У стрімкому темпоритмі сучасного життя, якщо немає можливості легко, швидко й мудро відкласти щось до архіву, можна потонути або нагромадити все в категорії «Вхідне» замість того, щоб це організувати. А тоді значно важче продовжувати опрацювання справ.

Щоразу, коли ви натрапляєте на те, що хочете зберегти, зробіть для нього етикетку, підшийте у папку і покладіть до картотеки. Або поставте на ньому позначку «Відкласти», щоб це виконав ваш помічник. Або відповідним чином відсортуйте його чи категоризуйте у цифровому форматі. На світанку моєї кар’єри коуча я пропонував своїм клієнтам виділити таку категорію — «Підшити». Не інакше. Я виявив, що якщо ви не можете одразу розмістити це у своїй системі, можливо, ви взагалі цього не зробите. А якщо ви цього не зробите зараз, то і пізніше, вірогідно, також.

Існує безліч варіантів зберігання цифрової довідкової інформації. Якщо це просто електронний лист, який ви бажаєте зберегти, щоб згодом до нього повернутися, я би радив послуговуватися папками, що зазвичай доступні у додатках для користувачів електронної пошти — часто у стовпчику навігатора збоку вікна користувача. Багато людей залишають листи, що не потребують дій, у просторі на кшталт аморфного сортувального кабінету, який серйозно засмічує систему. Постійно створюйте, не вагаючись, нову довідкову папку для нової теми, питання, особи чи проекту і переводьте електронні листи одразу до неї.

Для документів, додатків до них, тексту і графічних зображень в електронних листах, які ви, можливо, захочете зберегти, вам треба розробити для цього власні процедури. Нині існують вельми ефективні додатки для зберігання документів у «хмарних» сервісах, як і для створення нотаток, та організаційні програми, доступні для використання з багатьох пристроїв. Потужність, розмаїття і швидкий розвиток цієї допоміжної технології змінюють уявлення про рекомендації щодо будь-якої найкращої універсальної практики. Кожен з нас має експериментувати, обирати і модифікувати наші цифрові бібліотеки для досягнення оптимального результату. Щоб вони залишались ефективними, треба регулярно переглядати наші дані та спосіб їхньої організації, а також дбати про їх актуальність і придатність для вживання.

Отже, ключове питання: «Чи продовжую я контролювати свої довідкові матеріали та систему їх зберігання?» Якщо так, придумайте проект і подальші дії для його розпакування, щоби тримати цю важливу ділянку в режимі автоматичного контролю.

І якщо потрібна реакція, то яка?

Імовірно, це найбільш фундаментальна практика у запропонованій методології. Якщо з пунктом «Вхідне» щось треба чинити, тоді ви маєте вирішити, якою саме буде наступна дія. Під «наступною дією», знову ж таки, розуміємо наступний фізичний, видимий учинок, необхідний для просування ситуації на шляху до завершення.

Реалізувати це і легше, і важче, ніж сказати.

Виконання простого, чіткого завдання, яке має початок і кінець, нейтралізує нескінченну складність, що часто загрожує поглинути решту мого життя. Свята простота.

— Роберт Фулгум

Наступна дія має бути зрозумілою, але нерідко їй передують стадія швидкого аналізу та кілька кроків у плануванні, які у вашій свідомості ще не відбулись, і це повинно статися до того, як ви точно визначите, що необхідно для завершення справи, навіть доволі простої.

Погляньмо на кілька прикладів типових справ, які можуть привертати вашу увагу:

• прибирання в гаражі;

• сплата податків;

• нарада, куди я маю піти;

• день народження Боббі;

• прес-реліз;

• ревізії;

• зміни у правлінні.

Хоча ці пункти можуть здаватися зрозумілими як завдання або проект, однак визначення наступного кроку для кожного з них потребуватиме роздумів.

• Прибирання в гаражі.

...Ну, треба ж тільки зайти і почати. А ні, стривайте, там же здоровенний холодильник, його слід кудись подіти. Я, мабуть, спитаю в Джона Патріка, чи не потрібен йому холодильник на дачу. Мені треба...

• Після дзвінка Джону холодильник усе ще в гаражі.

А як щодо...

• Сплата податків.

...але, власне, я не можу розпочати виплати, поки не отримаю останні документи щодо прибутку з інвестицій. До того — нічого не буде. Отже, я...

• Чекаю на документи від концерну «Акме».

...а також на...

• Нарада, куди я маю піти.

...Треба з’ясувати, чи підготує Сандра для нас прес-матеріали. Отже, необхідно...

• Написати Сандрі електронного листа із запитом про прес-матеріали для наради.

...і так далі. Кроки, які треба зробити, — «зателефонувати Джону», «чекати на документи», «написати Сандрі» — й ухвалення рішень за кожним пунктом справ, що потребує реакції.

Дієвий крок — це неодмінно фізичний учинок

Пам’ятаймо, що це фізична, видима діяльність. Багато людей гадають, що вони визначили наступну дію, коли почали «домовлятися про зустріч». Але це не наступна дія, бо вона не описує фізичну поведінку. Як ви домовляєтеся про зустріч? Це може бути телефонний дзвінок чи електронний лист, але кому? Вирішуйте. Якщо ви не вирішите зараз, доведеться вирішувати згодом, і цей процес передбачено саме для того, щоб ви завершили обмірковування певного пункту. Якщо ви не визначили наступну фізичну дію, щоб започаткувати виконання пункту, ви відчуватимете психологічний провал щоразу, коли навіть думаєте про нього мимохідь. Ви спробуєте не помічати цього, отже, сповзатимете в прокрастинацію.

Поки ви не знаєте, якою буде ваша наступна фізична дія, треба більше думати, перш ніж ви справді почнете щось робити.

Коли ви дістаєтеся телефона чи комп’ютера, ви хочете, щоб усе вже було продумано, щоб ви могли використовувати наявні засоби та місце, де перебуваєте, аби легше впоратися зі справами, оскільки ви вже визначилися, що робити.

А що, як ви кажете собі: «Я повинен вирішити, що маю з цим вдіяти»? Це складно. Рішення — то, власне, не дія, бо дія потребує певного часу, а рішення — ні. Завжди можливий певний фізичний вчинок, щоби підштовхнути вашу здатність ухвалювати рішення. У 99 % випадків для ухвалення рішення