Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

Наразі ж переконайтеся, що ваша організаційна установка звучить як «Всі системи працюють».

Розділ 7

Упорядкування: як правильно розподілити матеріал

Цілісна система організації надає вам беззаперечні переваги, оскільки ваш розум переходить від мислення на нижчому рівні до інтуїтивного зосередження, що дає змогу не відволікатися на справи, які не були опрацьовані як слід. Але для цього ваша фізична система організації має бути кращою від розумової.

Досконала система організації потрібна для того, щоб ви зосереджувалися на ширшому горизонті і позбулися постійного тиску запам’ятовування і нагадувань.

Організованість — це коли місце певного об’єкта відповідає тому, що саме цей об’єкт для вас означає. Якщо ви вирішуєте, що хочете зберегти щось як довідковий матеріал і відправляєте його у визначене для цього місце, це вчинок організований. Якщо вам потрібне нагадування про те, що ви маєте зателефонувати певній людині, ви поміщаєте це нагадування туди, де, на вашу думку, слід зберігати таку інформацію, — ви організовані. Простіше кажучи, потрібно відповісти на важливе питання: що означає об’єкт для вас? Виявляється, що багато з того, що люди намагаються організувати, не було з’ясовано, як описано у попередньому розділі. І навіть після з’ясування знаходимо більше можливостей для поліпшення, які додадуть вам креативності і посилять контроль. Я детальніше розповім про деякі з них у цьому розділі, коли проводитиму вас щаблями організації та назву засоби, потрібні у процесі виконання поточних справ. Коли ви почнете опрацювання таких справ, створите списки та групи об’єктів, які бажаєте організувати, то неодмінно придумаєте додаткові пункти для внесення до цих списків. Інакше кажучи, вашу організаційну систему ви не створите за один раз, вона розвиватиметься, поки ви опрацьовуєте свої справи і перевіряєте, чи все поклали на оптимальне для вас місце. Основні відмінності в тому, що для вас означають різні речі, залишаться такими назавжди, але найкраща система вашої взаємодії з ними за рік має виглядати інакше, ніж та, яку ви застосовуєте для роботи сьогодні.

Я маю створити свою систему, інакше стану рабом чужої.

— Вільям Блейк

Зовнішнє кільце схеми організації робочого процесу (на наступній сторінці) показує групи, на які класифікуються справи, коли вирішите, чим вони є для вас і що з ними робити.

Основні категорії

Є сім основних типів речей, які ви забажаєте відстежити і впорядкувати з погляду організаційної і технічної перспективи:

• Перелік проектів.

• Матеріал для підтримки проектів.

• Календарні заходи й інформація.

• Перелік нових заходів.

• Список категорії «Очікування».

• Довідковий матеріал.

• Список «Колись/можливо».

Важливість чітких меж

Усі ці категорії мають чітко відокремлюватися одна від одної. Всі вони — це різновиди угод між людьми про нагадування в певний час і певним чином, і якщо вони почнуть змішуватися, багато переваг в організації роботи буде втрачено.

Ось чому з’ясування того, який стосунок ви до них маєте, є первинним щодо подальшої організації. Більшість людей намагається краще контролювати свій світ шляхом лише «організації», і вони завершують її на тому, що реорганізовують неповний інвентар непрояснених речей. Однак щойно ви опануєте запропоновані мною у попередньому розділі процеси, ви глибше збагнете те, що вам потрібно. Це допоможе вам відстежити, відсортувати справи і створити їхній опис.

Щоб забезпечити ясність, категорії треба відокремлювати візуально, фізично та психологічно.

Якщо ви знехтуєте категоризацією і дозволите речам різного значення перебувати в однакових візуальних чи ментальних групах, ви ризикуєте стати психологічно нечутливим до їх змісту. Якщо, скажімо, ви покладете довідкові матеріали до однієї купки з тими, які хочете прочитати, то перестанете усвідомлювати всю купку. Якщо ви просто покладете справи до категорії «Нові заходи», яку треба прив’язувати до календаря, то втратите довіру до свого календаря і будете змушені постійно уточнювати переліки цих заходів. Якщо у вас є проекти, які можна на певний час відкласти, вони мають піти до списку «Колись/можливо», щоб ви могли звернутися до категорії «Проекти» з тією дієвою зосередженістю, якої це потребує. І коли щось зі списку «Очікування» внесене до переліків безпосередніх ваших дій, непродуктивне обдумування вас постійно затягуватиме, як у трясовину.

Все, що вам насправді потрібно, — це списки та папки

Як тільки ви дізнаєтеся, що саме вам слід відстежувати (це описано в попередньому розділі), все, що необхідно, — це списки і папки; цих засобів цілком достатньо для нагадування, довідок та допоміжних матеріалів. Ваші списки (і вони можуть також бути пунктами в папках) допоможуть вам відстежувати проекти та події з переліку «Колись/можливо», як і дії, які необхідно виконати за вашими відкритими робочими циклами. Щоб утримувати ваші довідкові матеріали та супутню інформацію для активних проектів, знадобляться папки (цифрові або паперові).

Безліч людей роками складають списки, але вони не назвали б цю процедуру вельми ефективною. Повсюдно ставляться зі скептицизмом до таких простих систем, як рекомендована мною. Але більшість із тих, хто пише переліки, не занесли в них правильні речі або залишили їх незавершеними, що унеможливило функціональність цих списків Втім, щойно ви усвідомите, що саме внести до списку, все одразу полегшується; відтак вам просто потрібні шляхи виконання пунктів.

Я б нічого не дав за простоту по цей бік складнощів, але віддав би життя за простоту по той бік складнощів.

— Олівер Вендел Голмс

Як я уже зазначав, не варто турбуватися про те, щоб створювати додаткові структурні елементи для пріоритетів у ваших списках, які з плином подій доведеться переформовувати або переписувати. Спроби багатьох людей запровадити таку архітектуру є серйозною причиною розладу в системі організації. Вам легше ранжувати пріоритети інтуїтивно, коли ви побачите повний список поряд із великою кількістю змінних варіацій. Список — лише спосіб стежити за всім набором активних справ, які стосуються вас, і мати цей набір під рукою для перегляду.

Коли я говорю про «список», то маю на увазі опис групи об’єктів зі схожими характеристиками. Список може набувати таких форм: 1) папка з файлами чи контейнер, де паперові нотатки розподілено на теми всередині категорії; 2) перелік на підписаному аркуші