Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

Організація нагадувань про дії

Якщо ви почистили свою скриньку вхідних повідомлень, ви, звісно, створили стосик нагадувань у категорії «Очікування», що являє собою дії, які потребують більше двох хвилин і які ви не можете делегувати іншим. У будь-якому разі у вас буде від двадцяти до шістдесяти-сімдесяти таких тем. Також ви накопичите нагадування про справи, доручені іншим людям, і, можливо, деякі справи, які треба записати до вашого календаря або до папки «Колись/можливо».

Ви забажаєте розсортувати все це на групи за різним значенням, щоби мати змогу переглянути, коли випаде для цього час. Ви також захочете розподілити їх найбільш прийнятним шляхом фізично, щоб організувати такі групи, як теми в папках чи у списках, паперові чи цифрові.

Справи, які фіксуються в календарі

З метою організації, як уже зазначалося, існують два основні різновиди дій: ті, які потрібно виконати до певного дня і/або певного часу, і ті, які просто треба реалізувати, щойно ви зможете до них дістатися поміж інших ваших календарних справ (можливо, деякі з них мають завершальну дату виконання). Календарні дії можуть прив’язуватися до часу (наприклад, «зустріч із 10:00 до 11:00 із Джимом») або до певного дня («Зателефонувати Рейчел у вівторок, щоб дізнатися, чи отримала вона пропозицію»).

Календар має показувати лише «ескіз пейзажу», навколо якого ви виконуєте решту своїх дій.

Коли ви розбирали свій перелік справ, можливо, натрапили на ті, які помістили прямо до календаря, щойно їх побачили. Ви могли визначити, скажімо, що для організації медичного огляду слід зателефонувати і призначити прийом, і тому (оскільки ця дія потребувала двох хвилин чи навіть менше) ви одразу це зробили. Виявом здорового глузду в такому разі було би записати дату і час прийому до вашого календаря.

Багато людей, за старою звичкою складання списку справ на один день, почали б записувати до календаря дії, які вони хотіли б виконати до наступного понеділка, але цього насправді не станеться, тому справу буде пересунуто на інші дні. Опирайтеся цій спокусі. Треба, щоб ви довіряли своєму календарю, як священній території, яка відображає жорсткі терміни ваших щоденних зобов’язань. Організація справ значно поліпшиться, якщо єдине, що там буде, — це те, що ви обов’язково повинні зробити або уточнити на певний день. Коли календарю відводиться правильна роль в організації, більшість дій, які ви маєте виконати, залишається в категорії «якомога швидше, перед усіма іншими справами».

Організація справ з категорії «якомога швидше» за контекстом

Після багаторічного досвіду я відкрив, що найкращий спосіб нагадати собі про категорію дій «якомога швидше» — це через певний контекст, якого потребує конкретна дія, наприклад якийсь засіб, місце чи ситуація, необхідна для завершення дії. Приміром, якщо для дії потрібен комп’ютер, вона вноситься до списку «Біля комп’ютера». Якщо дія потребує того, щоб ви кудись рухалися (наприклад, зупинилися біля банку чи зайшли до крамниці апаратури), аби її відстежити, годиться список «Відрядження». Якщо наступним кроком буде розмова віч-на-віч із вашим партнером Емілі, найкраще помістити це до папки або списку «Емілі».

Наскільки окремішними мають бути ці категорії, залежить (1) від того, скільки дій вам наразі треба простежити; і (2) від того, як часто ви змінюєте контексти, в межах яких виконуєте ці дії.

Якщо ви є тією рідкісною особою, у списку якої тільки двадцять п’ять наступних дій, вам достатньо простого переліку «Наступні дії». Він може охоплювати такі різноманітні теми, як «купити цвяхів», «поговорити з шефом щодо змін у персоналі»

і «подумати про ідеї стосовно зустрічі комітету». Однак якщо на вас чекають п’ятдесят чи сто наступних дій, утримування їх в одному великому списку надто ускладнить пошук того, на що треба звернути увагу; щоразу, як у вас з’являється «вікно», щоб зробити щось, вам доводиться гаяти час на непродуктивне пересортування. Якби на короткій перерві під час конференції ви мали зателефонувати кільком особам, вам довелося б вирізнити ці дзвінки з-поміж великої купи поточних справ. Коли ви вийшли для того, щоб виконувати свої обов’язки, то, ймовірно, захочете відокремити категорію «Відрядження» і скласти ще один список.

Ще один чинник продуктивності, яка підвищується завдяки такому типу організації, — це примноження вашої енергії, коли ви працюєте в певному режимі. Якщо ви в «телефонному режимі», він допомагає зателефонувати багатьом людям — просто-таки знищити ваш список «Дзвінки». Коли ви працюєте з вашим комп’ютером у цифровому форматі, можна встигнути в онлайні надзвичайно багато, не перемикаючись на інший вид діяльності. Більше енергії, ніж люди це усвідомлюють, витрачається на те, щоб вийти з одного набору робочих технік і перейти до іншого різновиду ритму і набору інструментів. І вочевидь, коли ключова особа сидить перед вами у вашому офісі, ви вчините мудро, якщо у вас під рукою буде все, про що вам треба з нею поговорити.

Найпоширеніші категорії нагадувань про дії

У поданому нижче переліку ви знайдете принаймні кілька поширених назв списків для наступних дій, які вам стануть у пригоді:

• Дзвінки

• За комп’ютером

• Відрядження

• В офісі (різне)

• Вдома

• Будь-де

• Порядок денний (для зустрічей і осіб)

• Прочитати/переглянути

Дзвінки. Це список усіх осіб, яким вам треба зателефонувати; ви можете це зробити у будь-який момент, коли маєте доступ до телефона. Що мобільнішими ви є, то кориснішим вважатимете єдиний список усіх ваших дзвінків: ці дивні маленькі вікна часу, коли ви за межами робочого місця, не вдома, подорожуєте, вийшли на перерву, чекаєте літака чи вашу дитину, яка має вийти зі школи, дають ідеальну можливість скористатися цим списком. Якщо у вас є окрема категорія «Дзвінки», то значно легше зосередитися та інтуїтивно вибрати найкращий у певний момент дзвінок.

Раджу знаходити час і записувати необхідний телефонний номер біля кожної справи. Буває чимало ситуацій, коли ви, можливо б, зателефонували, якби номер був уже перед вами, а якщо ви користуєтеся мобільним пристроєм зв’язку, часто для дзвінка достатньо натиснути одну клавішу.

За комп’ютером. Якщо ви працюєте з комп’ютером — тобто бігаєте всюди з ноутбуком/планшетом чи маєте один комп’ютер удома, а другий — на роботі, корисно згрупувати всі ті дії, які вам треба виконати, поки комп’ютер увімкнений. Це дасть вам змогу охопити всі варіанти роботи, яка потребує сидіння за комп’ютером, нагадає про ненадіслані електронні листи, документи, які треба скласти або відредагувати, тощо.

Я багато літаю, тому маю перелік