Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

Детально продумайте, де, коли і за яких обставин ви можете виконувати певні дії, і відповідно організуйте свої списки.

Якщо ви працюєте за комп’ютером тільки в своєму офісі або лише вдома, ви можете зосередити ці дії в таких списках із локальною специфікою, хоча, можливо, вам зручніше бачити нагадування про роботу «За комп’ютером» в одній групі, поки ви перебуваєте в цьому контексті. З другого боку, якщо ваша робота є головно мобільною і ви можете виконувати її з ноутбука, планшета чи смартфона, — тоді вміщення цих нагадувань у єдиному списку на зразок «Цифрове» або в папці «Будь-де» може дати найкращі результати.

Відрядження. Є сенс згрупувати в одному списку нагадування про всі завдання, з якими вам треба впоратися, коли ви вийшли у справах. Дуже добре, якщо є можливість глянути на той список, щоб передбачити варіант вирішення численних справ дорогою, впродовж однієї подорожі. Тоді в ньому були б дії на зразок: «Забрати акціонерні сертифікати з банківської скриньки», «Забрати костюм у кравця» і «Купити квіти у флориста для Робін».

Цей список, звісно, не буде для вас чимось складнішим, аніж перелік «Відкласти», який ви маєте у вашому щоденнику або на дверцятах холодильника, або ж у категорії «Відрядження» на якомусь цифровому засобі організації.

Нам слід намагатися досягти тієї простоти, яка вища від мудрувань.

— Джон Ґарднер

Часто буває корисним відстежувати підпорядковані списки в межах категорії «Відрядження». Наприклад, щойно ви зрозуміли, що вам треба щось купити в крамниці електроніки, ви можете позначити в списку підпункт «крамниця електроніки» і додати підпорядкований перелік усіх речей, які бажаєте там придбати. У низькотехнологічному варіанті можна створити підпорядкований список «крамниця електроніки» в категорії «Відкласти»; у високотехнологічному варіанті, якщо ви користуєтеся цифровим списком, можете додати «нотатку» до пункту «магазин електроніки» у вашому списку і вводити туди деталі завдання.[19]

В офісі. Якщо ви працюєте в офісі, у вас неодмінно знайдуться певні справи, з якими можете впоратися тільки там, і їхній перелік корисно мати перед собою. Хоча, звісно, якщо у вас в офісі є телефон і комп’ютер і ви склали два окремі списки — «Дзвінки» та «За комп’ютером», — вони обидва будуть задіяні.

Я використовував би список «Дії в офісі» або «В офісі» для фіксування всього, що потребує фізичного перебування там для виконання завдань — наприклад, очищення офісної картотеки або друк великого документа і перегляд його зі штатним працівником.

Сфокусування вашої увага на діях забезпечить виконання більшості з них.

Головний сучасний тренд для організацій — більша відкритість, гнучкість і віртуальність. Дедалі поширюється така тенденція, як «готелінґ» (тобто відсутність прив’язки до постійного місця роботи, натомість «під’єднання» до будь-якого доступного в конкретний момент). Унаслідок цього список «В офісі» може означати просто дії, які потребують перебування на будь-якому з кількох робочих місць у межах компанії. Або ж для деяких людей корисно мати список «В офісі А» і список «В офісі Б» для тих справ, які все одно прив’язані до тих чи тих фізичних координат.

Вдома. З багатьма справами можна впоратися тільки вдома, і є сенс у спеціальному списку на цю тему. Впевнений, що ви маєте численні особисті та прив’язані до вашого дому проекти, і часто наступною дією стосовно них є просто їх виконання. «Почепити на стінку нову акварельну репродукцію», «Зібрати речі для подорожі», «Перемкнути шафи з одягом на зимові відділення», — так звучать типові пункти у цих списках.

Якщо ваш офіс вдома, як у мене, все, що можна зробити лише там, вноситься до списку «Вдома». (Якщо ж ви працюєте тільки вдома, то вам взагалі не знадобиться список «В офісі».)

Подібно до людей, які працюють на різних робочих місцях в офісі, багато з нас мають численні варіанти персонального робочого середовища, наприклад заміський будинок, яхта, навіть місцевий буфет чи кав’ярня. У «Старбаксі» може бути чудовою категоризацією для списку справ!

Порядок денний[20]. У будь-якому разі ви з’ясуєте, що чимало з ваших наступних дій потрібно виконувати або в живій взаємодії з кимось, або у складі комітету, команди чи на зустрічі персоналу. Вам, скажімо, треба поговорити з вашим партнером про ідею на наступний рік; спитати вашу другу половинку про її (його) плани на весну; дати завдання вашому помічникові, яке надто важко пояснити електронною поштою. І на зустрічі персоналу в понеділок вам треба оголосити про зміну в порядку звітності щодо витрат.

Проведення зустрічей з людьми, з якими ви маєте справу протягом тривалого часу, часто потребує окремого списку в категорії «Порядок денний».

Ці дії варто вносити до окремих списків категорії «Порядок денний», відповідно до людей і зустрічей (припускаю, що ви регулярно за цими списками стежите). Професіонали, котрі мають папку з файлами для зберігання матеріалів з усіх питань, які треба обговорити з керівником, уже користуються однією з версій цього методу. Втім, якщо ви сумлінно плануєте всі ваші наступні дії, то можете з’ясувати, що вам потрібно від трьох до п’ятнадцяти таких списків. Раджу, щоби списки для босів, партнерів, помічників і дітей були нарізно. Варто також мати такий список для вашого адвоката, консультанта з інвестицій, бухгалтера та/або системного адміністратора, як і для кожного, з ким ви можете обговорювати більше одного питання по телефону чи під час особистої зустрічі.

Що ширші ваші обов’язки і що вищою є ваша організаційна роль, то більше справ вирішуватимете шляхом спілкування та взаємодії з іншими людьми.

Якщо ви берете участь в організації зустрічей — службових, проектних нарад, засідань правління чи комітету, зборів батьків/учителів тощо, — вони також заслуговують на окремі списки, в яких ви об’єднаєте справи, що потребують вирішення у таких випадках.

Нерідко вам знадобиться біжучий список справ, які треба виконати з тим, із ким будете взаємодіяти лише протягом певного часу. Наприклад, якщо у вас є найманий працівник, котрий виконує значний обсяг роботи