Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

Ваша система уможливлює додавання, за потреби, списків до категорії «Порядок денний» ситуативно, швидко і просто. Скажімо, для додавання сторінки або списку про людину чи зустріч у категорії «Порядок денний» відривного записника потрібні секунди, як і для додавання позначеної «нотатки» в цій категорії у ваших цифрових пристроях.

Читання/перегляд. Безперечно, у вашому списку справ знайдеться багато таких, для яких наступною дією буде читання. Гадаю, ви дотримали «правила двох хвилин» і вже розподілили чимало таких швидкісних справ — відкинули їх, підшили чи спрямували до інших категорій.

Люди, які використовують свій час найгіршим чином, завжди першими нарікають на брак часу.

— Жан де Лабрюєр

Друковані матеріали, які треба читати і які, на вашу думку, потребуватимуть більше двох хвилин, зазвичай найкраще збирати в окремий стосик, позначений як категорія «Читання/перегляд». За моїм визначенням, це все одно список, але такий, із яким зручніше працювати, групуючи документи і журнали в лоток та/або портативну папку.

У багатьох людей купка «Читання/перегляд» виходить доволі об’ємною. Ось чому критично важливо, щоб вона позначала тільки ті речі, які потребують більше двох хвилин і які ви хочете прочитати, коли у вас буде на це час. Саме по собі це може лякати, але справи можуть серйозно виходити з-під контролю і ставати психологічно важкими, коли межі цих категорій доволі розпливчасті. Чітке визначення принаймні допоможе усвідомлювати, який у вас обсяг справ, і якщо ви належите до більшості людей, наявність певного механізму саморегуляції додасть вам упевненості щодо того, що ви бажаєте зберегти і чого вам слід просто позбутися.

Деякі спеціалісти (наприклад, адвокати) продовжують працювати зі значним обсягом друкованих матеріалів, і хоча більшість цих документів можна створити й використати у цифровій формі, взаємодія з документом у фізичному вигляді все ще залишається найкращим способом його опрацювання. У таких випадках на додаток до лотка чи коробки «Читання/перегляд» варто завести категорію «Перегляд/відповідь» для ретельнішого читання, яке потребує іншого кута зору.

Доцільно мати під рукою організований матеріал для читання, коли ви збираєтеся на зустріч, яка починається пізно, на семінар з перервою, до дантиста, де, можливо, доведеться зачекати, чи, звичайно, якщо вам належить добиратися кудись потягом або діставатися літаком. Усе це — чудові можливості потроху працювати шляхом такого читання. Люди, які не організовують свій матеріал з категорії «Читання/перегляд», можуть втратити чимало часу, бо життя сповнене маленькими непередбачуваними «вікнами», якими можна скористатися.

Враховуючи обсяги цифрової вхідної інформації, яку ми отримуємо і яка містить дані для читання й перегляду, причому велика її частина насправді неважлива для нашої роботи або життя, але потенційно цікава чи дотепна, можна створити організаційне сховище для таких речей. Папка «Перегляд/дивитись» у вашій системі зберігання електронної пошти або список дій із заголовком «Глянути в мережі» може бути вдалим місцем для зберігання електронних листів із посиланнями на рекомендовані відео, блоги чи онлайнові статті.

Організація категорії «Очікування»

Подібно до нагадувань про дії, які необхідно виконати вам особисто, нагадування про всі справи, які ви плануєте завершити чи очікуєте їх завершення від інших, слід також класифікувати та згрупувати. Вам не обов’язково відстежувати тут окремі дії — частіше це будуть результати роботи або проекти, за які відповідають інші, як, наприклад, замовлені вами квитки до театру, новий сканер для офісу, згода від вашого клієнта на пропозицію тощо. Коли наступна дія щодо чогось залежить від когось іншого, вам потрібне не нагадування про дію, а просто ключове слово про те, на що ви очікуєте й від кого. Ваша роль — переглядати цей список й уточнювати, чи треба вам перевірити стан справи або підтримати в певний спосіб ентузіазм виконаців у межах проекту.

Керуйте зобов’язаннями інших, щоб їхня недбалість у виконанні зобов’язань не спричинила кризу.

Для багатьох людей, особливо тих, хто перебуває на посадах менеджера чи керівника, ретельний збір, поточний контроль і перегляд цього набору незавершених справ, виконання яких ми очікуємо від інших, є величезним полегшенням і способом швидше рухатися вперед.

Можливо, ви з’ясуєте, що найефективніше тримати список «Очікування» під рукою, у тій самій системі, що й переліки нагадувань про ваші «Наступні дії». Відповідальність за наступний крок може перестрибувати туди-сюди багато разів упродовж реалізації проекту. Наприклад, вам потрібно зателефонувати продавцеві, щоб зробити замовлення щодо пропозиції (згодом це піде до вашого списку «Очікування»). Відтак ви маєте його час від часу переглядати (тоді замовлення йде до категорії «Читання/перегляд» або до списку «За комп’ютером»). Щойно ви його перевірили, надсилаєте вашому керівникові для підтвердження (тепер воно знову у списку «Очікування»). І так далі[21].

Дуже корисно мати список «Очікування» під рукою, коли ви зустрічаєтеся чи розмовляєте з кимось, хто відповідальний за певні справи. Набагато доцільніше розпочати спілкування самому, наприклад: «До речі, а як там справи з пропозицією Ґонзалеса?», ніж дочекатися, поки збіжить термін і ситуація набуватиме ознак стресової.

Особливо важливо для цієї категорії зазначати у списку дати появи кожного пункту, як і кожну узгоджену дату завершення справи. Такий календарний контроль дає значно більше користі, адже ви можете сказати: «Але ж я зробив замовлення ще двадцятого березня», чи «Пропозиція була відкритою для вас протягом трьох тижнів». За моїм досвідом, лише ця одна тактична деталь має ціну на вагу золота.

У вас з’явиться чудове відчуття, коли ви знатимете, що ваш список «Очікування» є повним переліком усіх справ, які стосуються вас, але мають виконуватися іншими людьми.

Використання початкового пункту списку як нагадування про конкретну дію

Найефективніший спосіб відстежувати ваші нагадування про дії — додавати їх до списків або папок, коли вони спадають вам на думку. Після того, як ви їх опрацювали, у початковому ключовому слові не буде потреби. Ви можете щось занотовувати на зустрічі з вашим керівником, але можете викинути ці записи після того, як вийшли з будь-яких проектів і дій, пов’язаних з ними. Деякі люди намагаються архівувати тексти чи голосові повідомлення, з якими їм ще треба працювати; це не найкорисніший спосіб послуговуватися нагадуваннями, вбудованими в них.

Утримуйте електронні повідомлення та папери, з якими треба щось чинити, окремо від решти інформаційних матеріалів.

Втім, є деякі винятки з цього правила. Певні