Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

Узгодженість у діях щохвилини

На рівні майстра ви можете змінюватися блискавично та рухатися вперед і назад. Коли ви опрацьовуєте вхідну інформацію, наприклад, ваш помічник повідомляє про ситуацію, яка потребує негайної уваги. Без проблем — ваша вхідна інформація й електронна пошта при вас, ви все опрацьовуєте скоординовано, готові за можливості повернутися до них знову. Поки ви розмовляєте по телефону, ви можете переглядати ваші списки дій і планувати, на чому сконцентруєте зусилля після завершення розмови. Коли ваша дитина повзає по вітальні і ви налаштовані відповідати на будь-яку несподіванку, можете займатися простим пошуком у мережі з вашого списку «За комп’ютером». Коли ви очікуєте початку наради, можете проглядати матеріали для читання та перегляду, які ви з собою прихопили. І коли неочікувана розмова з вашим керівником скорочує час, який у вас залишився до наступної наради, до дванадцяти хвилин, можете легко і з перевагою скористатися цим «вікном».

Ігнорувати сюрпризи (навіть якщо є такий шанс) — це жити без можливостей, спонтанно, без неочікуваних моментів, із яких складається «життя»

— Стівен Кові

Із цих видів діяльності можна виконувати тільки один за раз. Якщо ви зупинилися поговорити з кимось у його/її кабінеті, ви не опрацьовуєте ваші списки або інформацію щодо нових справ. Найважливіше — бути впевненим у тому, чим вирішив займатися.

Тож як ви ухвалюєте рішення? Це знову ж таки актуалізує інтуїтивні судження — наскільки важливою є неочікувана робота на тлі решти завдань? Як довго ви можете залишати вашу вхідну інформацію неопрацьованою і всі ваші справи не переглянутими, і при цьому вірити, що ви правильно вирішили стосовно того, що треба чинити?

Люди часто скаржаться: раптові перерви заважають їм виконувати їхню роботу. Але таких перерв у житті неможливо уникнути. Коли ви стаєте досконалим в урегулюванні нових справ і достатньо організованим, щоб використовувати неочікувані часові «вікна», ви можете швидко переходити від одного завдання до іншого. Ви можете опрацьовувати електронні листи, поки очікуєте в конференц-залі. Вчені довели, що виконання багатьох завдань одночасно насправді не буває, тобто ви не можете свідомо зосередити увагу більш як на одній справі за раз; а якщо все-таки намагаєтеся, це вас серйозно збиває з пантелику.

Виконуйте неочікувану роботу, коли вона з’являється, не тому, що це шлях меншого опору, а тому, що це допоможе згодом сконцентруватися на решті справ.

Якщо ви все тримаєте в голові, ви весь час будете страждати від спроб впоратися з багатьма завданнями, що психологічно неможливо і в багатьох людей спричинює стрес. Однак якщо ви оволоділи практикою тимчасового «паркування» незавершених справ, ваша увага може чітко змінювати фокус від однієї справи до іншої з майстерністю фехтувальника, який б’ється з чотирма супротивниками водночас, але насправді просто швидко перемикає увагу.

Хоч як би там було, навіть якщо у вас «чорний пояс» у фіксуванні та позначенні того, що відбувається, все одно треба навчитися робити швидкий і правильний вибір із багатьох завдань, щоб зберігати здорову рівновагу вашого робочого процесу. Ваш вибір слід узгоджувати з власним усвідомленням специфіки та цілей вашої роботи.

Здатність правильно реагувати на несподіванки — це ваша перевага в конкурентній боротьбі та ключ до здорової психіки і сталого розвитку в межах обраного стилю життя. Але в певні моменти, якщо ви не підтягуєте справи і не тримаєте їх під контролем, виконання лише наявної роботи підриватиме вашу ефективність. І нарешті: для того, щоб знати, чи слід вам призупинити те, чим ви наразі займаєтеся, і робити щось інше, вам треба мати гарне відчуття всіх ваших ролей і їхнього поєднання у ширшому контексті. Єдиний спосіб досягти цього — адекватно оцінювати ваше життя і роботу на багатьох рівнях.

Шестирівнева модель перегляду вашої роботи

Шість рівнів роботи, як ми бачили у розд. 2, можна розглядати з висоти, як поверхи в будівлі:

• Рівень 5: життя

• Рівень 4: довгочасні перспективи

• Рівень 3: цілі на один-два роки

• Рівень 2: сегменти уваги та відповідальності

• Рівень 1: поточні проекти

• Рівень: поточні дії

Є сенс у тому, щоб кожен з цих рівнів доповнював ті, що над ним, і об’єднувався з ними. Інакше кажучи, ваші пріоритети слід розташувати ієрархічно згори донизу. Зрештою, якщо вам треба комусь зателефонувати, але це розходиться з вашими життєвими цілями чи цінностями, ви, задля згоди з самим собою, не зателефонуєте. Якщо структура вашої роботи не сприяє тим результатам, на які ви прагнули вийти за рік, вам варто переосмислити те, як ви структурували ваші сегменти уваги та ролі.

Давайте поглянемо на перший наведений приклад знизу догори. Ви маєте зателефонувати (дія) стосовно справи, над якою працюєте (проект) і яка покликана підвищити рівень продажів (підзвітність). Конкретно ця справа дала б вам можливість піднятися у сфері продажів (робоча мета) завдяки новому ринку, на який ваша компанія воліє проникнути (бачення організації). А це своєю чергою наблизить вас до того, чого ви прагнете — і в роботі, і в житті.

Ваша робота полягає в тому, щоб знайти саме вашу роботу і від усього серця віддатися їй.

— Будда

Або по-іншому: ви вирішили бути власним керівником і відкрити якісь із ваших унікальних переваг і талантів у певній галузі, співзвучній вам (життя). Тож ви створюєте бізнес для себе (бачення), з короткочасними ключовими технічними завданнями (робоча мета). Це додає вам важливі ролі, які ви маєте виконувати задля просування бізнесу (підзвітність), із безпосередніми результатами для досягнення (проекти). По кожному з цих проектів у вас будуть справи, з якими потрібно впоратися за тим порядком, в якому ви можете їх просувати (наступні дії).

Найбільш здоровий підхід, що дає спокійний контроль і натхненну продуктивність, — керувати всіма рівнями у збалансованому стилі. На кожному з цих рівнів важливо якомога краще визначати всі відкриті виробничі процеси, всі незавершеності і всі зобов’язання, які у вас є прямо зараз. Усі вони з’явилися, свідомо чи ні, із бажань, рухів і тиску на цих численних рівнях усередині вас. Без прийняття та об’єктивної оцінки реальності і впевненості, що ви можете керувати тим, що створили, завжди важко відпливати