Читати книгу - "Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу"

Другим варіантом для мозкового штурму є програма для контурних презентацій, яка дає змогу створювати заголовки та підзаголовки — короткі чи деталізовані. Більшість гарних текстових процесорів також надають таку можливість. Ці програми можуть працювати на багатьох різних рівнях складності — від кількох основних пунктів про організацію вечірки до створення структури цілої книжки, яку ви пишете. І хоча програми для контурних презентацій і текстові редактори здебільшого підтримують більш структуроване мислення — завдяки простоті операцій вирізання, вставлення та редагування тексту в цифровому вимірі, — вони залишають чимало місця для розвитку творчої думки.

На горішньому щаблі цього розмаїття — комплексне програмне забезпечення для проектного менеджменту. Професіонали та організації з вельми специфічними потребами, для яких необхідні чіткість і конкретизованість, забезпечувані цими програмами, зазвичай уже мають їх і використовують для роботи. І найчастіше вони пристосовані для конкретних проектів цих компаній. Це програми, розроблені для того, щоб узяти проби на Марсі, координувати будівництво, створювати літаки та нові ліки.

На нижньому щаблі цифрового проектного менеджменту — ідеї коротких записів у секції «Нотатки» пункту «Завдання», який описує якийсь із ваших проектів, або використання загального програмного забезпечення для нотаток і організації.

Якщо ви дружите з комп’ютером, то, безперечно, використаєте кілька таких методів для розробки та фіксації проектних планів і допоміжного матеріалу. Впевніться, що вам комфортно застосовувати ці програми, щоб ви могли більше зосередитися на обдумуванні проекту, ніж на роботі з програмою. Це також змусить вас регулярно переглядати і поновлювати цей контент, де б він не був, і тримати його в актуальному стані завдяки послідовному очищенню та реорганізації. Пам’ятайте, що комп’ютер дещо нагадує чорну діру, і оскільки комп’ютерна пам’ять і можливості зберігання інформації зростатимуть, а нові гарні програми для різних функцій роботи з нею удосконалюватимуться, стає дедалі легше зберігати все підряд, відтак втрачається координована орієнтація у ваших активних матеріалах.

Як застосувати все це у моєму світі?

Так само, як потребували уточнення ваші списки наступних дій, потребує його і список «Проекти». Виконавши це, виділіть собі проміжок часу, в ідеалі між першою і третьою годинами, щоб якомога краще вертикально обміркувати кожен проект.

Очистіть ділянку, створіть контекст і додайте креативного проектного мислення. Тоді ви значно випередите більшість людей.

Прямо зараз візьміть кілька ваших проектів, яким ви приділяєте найбільше уваги, обміркуйте і виконайте дії щодо їх організації, використовуючи ті знаряддя, які вважаєте найзручнішими.

Зосереджуйтеся на одному проекті за один раз, від вершини до дна. Питайте себе: «Що про цей проект мені треба знати, зафіксувати чи запам’ятати?»

Хай наші хвилювання про майбутнє стануть міркуваннями та планами про нього.

— Вінстон Черчилль

Можливо, вам треба просто побудувати асоціативну карту деяких думок на аркуші паперу, завести файл і внести до нього документ. Ви можете скласти перелік простих заголовків із головними моментами, щоб додати його як нотатку до вашого цифрового/мобільного щоденника. Або ж ви можете створити документ у текстовому редакторі, а потім почати накреслювати там схему.

Ключ у тому, щоб зі зручністю отримувати й використовувати свої ідеї. І виробити звичку зосереджувати енергію конструктивно, на зазделегідь продуманих результатах і відкритих виробничих процесах, перш ніж доведеться це реалізувати.

Частина III

Сила ключових принципів

Розділ 11

Сила звички фіксувати

У цих простих техніках і моделях приховано значно більше, ніж здається на перший погляд. Справді, вони пропонують системний метод збереження вашого розуму в стані, вільному від розпорошення уваги, на високому рівні рентабельності й ефективності у вашій роботі. Цього вже було б достатньо, щоб застосовувати ці практики.

Чесність у керуванні внутрішніми та зовнішніми зобов’язаннями поліпшує всі ваші взаємозв’язки.

Але у сфері фундаментальних принципів роботи існують навіть ще кращі застосування. Те, про що йтиметься у наступних трьох розділах, — підсумок мого досвіду за останні тридцять років, тонших і часто значно глибших ефектів, які можуть виявлятися завдяки застосуванню цих основних принципів. Тривалі результати справлятимуть значний вплив на вас як на особистість, і так само вони можуть позитивно позначитися на великих організаційних структурах.

Коли люди, з якими ви взаємодієте, помічають, що ви неодмінно отримуєте, опрацьовуєте та вміло організовуєте обмін інформацією й угоди, які вони з вами мають, то починають вам довіряти як нікому. І ще важливіше — ви виходите на той рівень упевненості у ваших угодах зі світом, якого не можна придбати за гроші. Ось якою є сила тимчасової фіксації всього незавершеного чи неопрацьованого у вашому житті. Це відчутно поліпшує ваш душевний добробут і підвищує якість вашого спілкування і стосунків — особистих і професійних.

І коли організації підкріплюють цю найкращу практику, яка не дозволяє нічому вислизнути у шпарини комунікації, коли всі працівники відповідальні за підсумкові дії, і зобов’язання відстежуються відповідними особами, це може значно підвищити продуктивність культури та зменшити її стресогенність.

Особиста вигода

Якими були ваші відчуття, коли ви долали етапи збирання та завантаження інформації? Більшість людей каже, що це було так погано і водночас — так добре. Як таке може бути?

Якщо ви схожі на більшість тих, які відпрацювали повний процес фіксування, ви, можливо, відчули певну стривоженість. Коли я прошу учасників семінару описати їхні відчуття в ході виконання простенької версії цієї процедури, зазвичай з’являються такі терміни, як приголомшений, паніка, відчай, утома і відраза. Чи є щось у цьому, з чим, на вашу думку, ви зволікали? Якщо так, ви маєте гріх, який автоматично асоціюється з цією фразою — «я міг би, варто мені було б, я мав зробити це раніше, ніж тут і зараз».

Водночас ви відчували звільнення або полегшення, чи отримання контролю, коли виконували таку рутинну роботу? Більшість людей кажуть, що так, справді. Як це працює? Прямо протилежні емоційні стани під час виконання однієї вправи — тривога й полегшення, приголомшеність і контроль. Що ж відбувається?

Коли ви зрозумієте джерело своїх негативних відчуттів щодо ваших матеріалів, то